オンライン校

オンライン校ブログ

業務効率

業務効率アップのための思考術　～仕事をためない頭の使い方とは？～ Vol.1

第1話：思考のクセ「3大症状」

「やるべき仕事は増えていく一方で、担当者は増えない・・・」。こんな状況で、仕事が溜まってしまっている人は多いのではないでしょうか。

人を増やすことができれば話は早いのでしょうが、各社ともに採用に苦労している中、有能な人材の採用に過度に期待しても仕方のないこと。かといって、残業も思うようにできない世の中です。

そうなればもはや答えは一つ。私たち自身の効率性を高めていく他ありません。

しかし、どうしたら限られた時間で多くの仕事に対処できるようになるのか・・・？

そのためには、まず私たちが持っている「思考のクセ」ということを認識する必要があります。今回のブログでは、仕事が溜まりがちな人に共通する「思考のクセ」を紹介したいと思います。

自分自身がこのようなクセを持っていないか、まずはセルフチェックしてみましょう。

「脊髄反射症候群」

1つ目は、仕事の意味や背景を正しく理解しないままに、自分勝手に解釈して仕事を進めてしまうパターンです。上司や顧客から言われたことを反射的に解釈し、そこに疑いも持たずに突き進んでいく。そばに丁寧に逐次指導をしてくれる人がいればいいのですが、そうでなければ大変です。勝手な方向に突き進んだあげくに、多方面に迷惑を掛ける、ということもしばしば発生します。

結果的には、仕事は減るどころかかえって増えてしまう、という状況に陥ります。このパターンのことを、「脊髄反射症候群」と名付けましょう。

「カタマリ症候群」

2つ目のクセは、比較的大きなタスクを任せられた時、その大きなタスクを大きな状態のまま抱え込んでしまい、身動きが取れなくなってしまうようなパターンです。そして、このパターンに陥った場合は、大抵は何から手を付けていいのか分からないため、そのまま放置されがちになります。一定の期間を経た後、どこからともなく腐臭が漂い始め、「あれはどうなっているんだ？」と問い詰められた結果として仕事が一ミリも動いていないことが露呈する、そんなパターンに覚えがある人もいるかもしれません。このパターンについては、何事も大きな塊のままで物事を捉えがちということを踏まえて、「カタマリ症候群」と呼びたいと思います。

「フワフワ症候群」

最後の3点目は、一見それらしい成果が出ているようで、実際に詳しく話を聞いてみると何も考えられていない、というようなパターンです。このパターンの場合は、ビジュアル的にきれいな資料を作ってきたり、それらしい横文字や聞こえの良い言葉などがフワフワっと並ぶ傾向にあります。したがって、ちょっと見ただけではしっかりやっているように見えてしまう。しかし、深く突っ込んでいくと、実は具体的なことは何も考えられておらず、極めて表面的な内容だったりします。このタイプの仕事をしている人は、上司も含めた周囲の人がしっかりした目利き能力を持っていないと、本人も含めて症状に気づきにくい、という傾向にあります。そういう意味で、自覚症状のないままに結構深刻な症状になってこじらせてしまっている人が多いパターンでもあります。このパターンのことを、「フワフワ症候群」と呼びたいと思います。

業務の効率を上げていく、ということは極めて重要な課題ですが、そのためにはまず自分自身の思考のクセに気づき、正しい対処方法を理解しておくことが何よりの近道になります。

ではこれらの「脊髄反射」、「カタマリ」、「フワフワ」症候群に陥った人、もしくは時としてそういう傾向が出てしまう人はどうしていくべきなのでしょうか？

以降のブログでは、それぞれの症候群について、改善策のヒントを提示していきます。