仕事を効率化するコツ。仕事が早く生産性が高い人が実践する6つの方法とは

任された仕事をテキパキとこなし、着実に成果をあげていく。
そのようなビジネスパーソンになりたいと憧れる人は多いでしょう。
仕事の効率化は、特別な才能が必要というわけではなく、コツさえつかめば誰もができるようになります。
本記事では、仕事が早い人の特徴と効率化するための方法を紹介します。

真の意味での「仕事が早い」とは？

「仕事が早い」と似たような意味で、「要領が良い」という言葉が使われることがありますが、この2つが指すものは微妙に異なります。
「要領が良い」というのは、本来やるべき仕事がたくさんあるのに、上司がみている所や周囲が評価する所だけを上手くやっている、といったニュアンスを含みます。
一方で、「仕事が早い」というのは、業務に必要なビジネススキルをきちんと習得していることを前提に、自分が期待されているミッションを明確に理解し、任されている仕事を段取りよくこなす、といった意味合いです。

仕事の効率が良く、生産性が高い人の特徴

それでは、仕事が早い人にはどのような特徴があるのでしょうか。

特徴①：こだわりが強すぎない

こだわりが強い完璧主義というのは、仕事の質を追求するという点でけっして悪い性質ではありませんが、度が強すぎると足かせになってしまうことがあります。
仕事で完璧主義の悪い側面が働き細部にこだわりすぎると、求められている品質以上のものを目指してしまうため、いつまでも仕事が終わらず、結果として「仕事が遅い人」という評価につながる恐れがあります。
仕事でスピーディに成果をあげていく人は、質も意識する一方で、「これ以上時間や労力をかけると逆に生産性が落ちてしまうな」と、自分の中で妥協点をしっかりと持っています。

特徴②：マルチタスクをしない

「仕事ができる人」と聞くと、マルチタスクでテキパキとこなしていく人をイメージする人は少なくありませんが、実際はその逆です。
基本的に人間は、一度に複数の仕事をこなすマルチタスクがあまり得意ではありません。
1つの作業にかける時間があまりに短いと、作業を切り替えるごとに集中力が途切れてしまうため、集中力のロスが発生してしまいます。
例えば、業務に没頭している最中に急に同僚に話しかけられると、意識がそちらに向かい集中力がプツンと切れてしまうことがありますよね。
マルチタスクは、同じようなことが頻繁に起きているイメージです。
1つの作業を何時間もぶっ通しで行う必要はありませんが、ある程度の時間をかけながらシングルタスクでこなしていくことをおすすめします。

仕事の効率を上げる6つの方法

仕事が早い人が実践している、おすすめの方法を紹介します。

方法①：仕事の全体像と目標をおさえる

まずは、業務に取り掛かる前に、担当業務の全体像と目標をしっかりとおさえることから始めましょう。
仕事の効率が悪い人は、この2つが不明瞭であるがゆえに、なんとなく場当たり的に仕事をしている人が少なくありません。
全体像がみえていると、計画を立てやすく、タスクの優先順位付けもしやすくなります。
また、ゴールと目的をしっかりと把握することで、自分が進むべき方向が明確になるため、モチベーションアップにつながりますし、達成に向けての効率の良い行動を意識するようになります。

方法②：仕事に集中できる状態にする

仕事を効率的に進めるためには、いかに集中できるかが肝になります。
そのためには、自主的に集中できる環境を作っていくことが大事です。
例えば、作業スペースを整理整頓し、スマートフォンなど気をそらすものを目の前から遠ざけるなどです。
また、集中というのは体力を使う行為のため、体調面の管理も非常に重要です。
しっかりと睡眠をとる、体調を崩すほど根詰めて働かない、肩こりや腰痛対策としてこまめにストレッチするなど、フィジカル面での不調が発生しないような対策をしていきましょう。

集中力の詳しい高め方は、こちら

方法③：計画を立て、優先順位付けをする

一日の始まりに、やるべきことを洗い出し、To Doリストを作成するのも有効です。
その日にやるべきことがしっかりとイメージできたら、場当たり的な仕事はなくなります。
そして、タスクの見える化ができたら、優先順位をつけていきましょう。
優先順位は、仕事の重要度と緊急性の高さの2軸からをつけていきます。
迷ったら、上司や先輩に相談するというのも1つの手です。
また、集中力が求められる仕事を脳のコンディションが良い午前中に行う、仕事へのモチベーションを上げるために自分が得意とするタスクから取り掛かる、などといったことを戦略的に取り入れながら一日のスケジュールを立てる方法もおすすめです。

方法④：毎日一定のインプットをする

日ごろから新しい情報を仕入れ、知識の引き出しを増やしていくことも大事です。
知らないことにぶつかるたびに調べていると、それだけで時間がかかりますし、そもそも何を調べる必要があるのか分からなくなってしまって「気づいたら1時間過ぎていました」というようなことも少なくありません。
知識の絶対量が多いと、情報同士の紐づけをしやすくなり、作業スピードも上がっていきます。

方法⑤：無駄な作業がないか、業務のやり方を見直す

本当に必要な作業なのかを見極め、業務のやり方を見直すことも、効率化の観点で大事です。
例えば、新たに業務を引き継ぐと「今まで前任者もやっていたから」という理由で、なんとなく同じことをしているというケースは少なくありません。
もしかしたら、カットしても問題のない作業であったり、もっと効率よく進められる方法もあるかもしれません。
漠然と目の前の作業に取り組むのではなく、1つ1つの作業の意義を理解しながら、改善ポイントはないかを考えていきましょう。

方法⑥：ツールを有効活用する

今は、スケジュールや業務に必要な情報をクラウド上で一元管理してくれるツールや、情報共有を簡単に素早くできるチャットツールなど、便利なビジネスツールがたくさんあります。
こうしたツールを上手く活用していくのもおすすめです。
また、ExcelやWordを使った単純な資料作成やデータ抽出などが定常業務である方は、マクロで自動化ができないか検討してみてください。
自動化が上手くいった際には、マニュアル化し、同じような業務を担当しているメンバーに展開していけば、組織としての効率化もアップしていきます。

まとめ

仕事を効率よくこなすことは、日々の意識や取り組み方によってできるようになります。
ぜひ今回ご紹介した6つの方法を業務の中で実践してみてくださいね。