生産性とは？生産性の計算式や向上させるコツ、低下する理由を紹介

近年、働き方改革という文脈の中で「生産性の向上」というキーワードを聞く機会が増えてきました。
今回は、生産性を高めるコツについてご紹介していきます。

生産性とは何か

生産性とは、投入した経営資源（インプット）に対して、どれだけの成果（アウトプット）を生み出せたかを示す指標です。

何かを生産する場合には、有形のモノであっても無形のサービスであっても、機械設備や土地、建物、エネルギー、さらには原材料、そして人間の労働力などが必要となります。生産性は、こういった投入したもの（インプット）と、生み出した成果物（アウトプット）の比率で表されます。

生産性は、英語では「productivity」と表現され、ビジネスの現場では「労働生産性」を指すことが多いです。労働生産性とは、労働者ひとりあたり、もしくは労働1時間あたりに生産できる成果を数値で示す指標です。この比率の値が大きいほど効率よく生産ができた、つまり生産性が高い状態であるといえます。

業務効率化との違い

「生産性向上」と「業務効率化」は混同されがちですが、両者には明確な違いがあります。

業務効率化とは、業務の「無理・無駄・ムラ」をなくして効率よく業務を進められるようにすることを指します。具体的には、業務プロセスの中で効率の悪い部分を省くことや、時間短縮を図ることが業務効率化の主な目的です。つまり、業務効率化は「いかに早く、無駄なく仕事を進めるか」という時間や手間の削減に焦点を当てています。

一方、生産性向上とは、投入した経営資源に対する成果の最大化を目指すことです。単に作業時間を短縮するだけでなく、「同じ時間でより大きな成果を生み出す」「より少ない資源で同じ成果を達成する」といった、成果の質と量の両面を重視します。業務効率化は、生産性向上を実現するための重要な手段のひとつといえるでしょう。

ビジネスにおける生産性の意味

生産性という概念は、経済全体から企業、そして個人に至るまで、さまざまなレベルで重要な意味を持ちます。

経済レベルでは、生産性は国の競争力や経済成長を測る重要な指標です。企業レベルでは、限られた経営資源でどれだけの利益を生み出せるかを示す経営効率の指標となります。個人レベルでは、自分の時間や能力をどれだけ効果的に活用して成果を上げられるかという、キャリア形成における重要な要素となります。このように、生産性は多層的な意味を持つ概念なのです。

日本は生産性が低い

生産性という観点で、まず認識しておいていただきたいのは、日本は国際的に生産性が低いということです。2018年の日本人1人当たりの GDP（国内総生産）は世界26位と、かなり低い順位です。

理由のひとつとしてよく挙げられるのが、日本で求められているサービスの質が高すぎて、それになんとかリーチしようとし、どんどんと効率が悪くなっていくというものです。

たとえば、「海外旅行に行って、日本のサービスは充実していると改めて感じた」といったお話をよく聞きます。 しかしこれは、逆の視点で考えると、お金にならないところに時間や手間をかけているとも捉えることができます。

「常識」に対して疑問を持つ

ある意味、「今までの常識は非常識」「日本の常識は非常識」ぐらいの考え方でいかないと、駄目な時代なのかもしれません。 労働時間においても、「サービス残業」という言葉に代表されるように、今までの日本企業には長時間働くこと自体が美徳かのような価値観がありました。

近年では見直しが進んでいますが、これからは労働時間に対してどれだけアウトプットを出すかという観点が、生産性を高める上で必要不可欠です。

労働生産性の計算方法・計算式

何かを作るときには、それが有形のモノであっても、サービスなどの無形のモノであっても、設備や原材料、人間の労働力などが必要となります。生産性は、そういった投入したもの（＝インプット）と、生み出した成果物（＝アウトプット）の比率で表されます。

『生産性＝成果物（アウトプット）÷ 投入（インプット）』

この比率の値が大きいほど効率よく生産ができた、つまり生産性が高い状態であるといえます。

生産性が低い原因とは

生産性を向上させるためには、まず生産性が低い原因を正しく理解することが不可欠です。多くの企業や個人が直面している生産性低下の要因を把握することで、効果的な改善策を立案することができます。

生産性が低下する主要な原因として、次のような要因が挙げられます。まず、ムダな業務やプロセスが温存されていることです。「今までこうやってきたから」という理由だけで非効率な作業が継続されているケースが多く見られます。次に、業務の属人化が進んでいることも大きな問題です。特定の担当者しか対応できない業務が多いと、その人が不在の際に業務が滞り、組織全体の生産性が低下します。

また、非効率な会議も生産性低下の典型的な原因です。目的が不明確な会議、参加者が多すぎる会議、結論が出ない会議などは、貴重な時間を浪費するだけでなく、参加者のモチベーションも低下させます。情報共有の仕組みが整っていないことも、同じ情報を何度も確認したり、探す時間が増えたりすることで生産性を下げる要因となります。

さらに、長時間労働も生産性低下につながる大きな要因です。たとえ多くの時間を投入しても、それに値するだけの成果を生み出さなければ、労働生産性は低下します。また、長時間労働が従業員のモチベーションを低下させ、集中力や判断力の低下を招くことも、労働生産性低下の悪循環を生み出します。適切な業務配分ができていない、優先順位が明確でない、タスク管理が不十分といった問題も、個人レベルでの生産性低下を引き起こす要因です。

生産性を高める対策

生産性を向上させるためには、体系的かつ具体的な施策を実施することが重要です。ここでは、実務で即座に活用できる8つの具体的な対策をご紹介します。

生産性を高める施策①：業務フローの可視化と改善

業務フローを可視化することは、生産性向上の第一歩となります。情報（データ）を可視化することで、どこにムダや非効率が存在するのかを客観的に把握できるようになります。

たとえば、毎日どのように働いているかを可視化することで、労働実態を掴みやすくなります。その結果、どこに無駄があるのか、どの工程に時間がかかりすぎているのか、どの作業が重複しているのかも把握できるでしょう。

生産性を高める施策②:タスクの優先順位づけ

タスクを整理して優先順位を付けることは、生産性向上の施策の中でも特に重要です。とくに作業量が多いときに優先順位を付けることで、都度悩む時間を削減でき、最も重要な業務に集中することができます。最終的な成果物にどれだけのインパクトを与えるかを軸に、仕事において重要なものとそうでないものの取捨選択や優先順位付けをしていきましょう。

優先順位を付ける際の代表的な手法として、アイゼンハワー・マトリックスがあります。これは、タスクを「重要度高かつ緊急度高」「重要度高いが緊急度は低い」「重要度低いが緊急度高」「重要度低かつ緊急度低」の4種類に分類する方法です。「重要度高かつ緊急度高」のタスクは最優先で対応し、「重要度高いが緊急度は低い」のタスクには計画的に時間を割くことが重要です。

生産性を高める施策③：DXツールの活用

生産性を向上させるため、ITツールやデジタルツールを積極的に活用しましょう。デジタル技術を取り入れることで、これまで人の手で行っていた作業を自動化したり、情報共有を円滑にしたりすることができます。

効率のよい情報整理を実現することができるデジタルツールをしっかりと使いこなす能力も、現代のビジネスパーソンには不可欠です。ただし、ITツールによって費用が高額なこともあります。コストがかかると、生産性低下につながりかねないため、あらかじめ各サービスのコストと効果を比較することが大切です。

生産性を高める施策④：時間管理と集中力強化

時間管理能力と集中力は、個人の生産性を左右する重要な要素です。いろんな仕事をこなしていくマルチタスク能力も大事なのですが、あちこちに気が散って中途半端に手をつけ、最終的に多くの時間を消費してしまったとなったら元も子もありません。

複数あるタスクを分解し、「今の時間はこの仕事に集中するぞ」とひとつのことに集中して取り組んでいくといったことも生産性を上げる上で重要です。

さらに、自分のエネルギーレベルが高い時間帯（多くの人は午前中）に重要度の高い業務を配置することで、より高い成果を生み出すことができます。時間管理と集中力は、訓練によって向上させることができるスキルですので、意識的に取り組むことが重要です。

生産性を高める施策⑤：権限委譲と意思決定スピード

適切な権限委譲を行い、意思決定のスピードを上げることも、組織全体の生産性向上に大きく貢献します。管理職やプロジェクトのリーダーが、現状を把握して指示を明確にすることも、生産性向上につながります。上司の出す指示が漠然としたものだと、部下も何から始めればよいかわからないでしょう。部下から上司に意味を確認したり、指示の意味を捉え違えてやり直したりすると余計な時間がかかり生産性が低下します。

部下がすぐ実行に移しやすい明確な指示を出すとともに、適切な権限を委譲することで、いちいち上司の承認を待つ時間を削減できます。また、適材適所に人材配置することも、生産性向上に欠かせません。

生産性を高める施策⑥：チーム間の情報共有促進

チーム内外での円滑な情報共有は、生産性向上に不可欠な要素です。業務マニュアルを作成して従業員で共有することも、生産性を向上させる施策のひとつです。業務マニュアルを作成して作業を標準化すれば、担当者が変わっても成果を落とさずに対応できます。引き継ぎに関する時間を短縮できることも、生産性向上につながる要因です。

なお、業務マニュアル作成にあたっては、無駄な作業はないか、記載漏れしている業務はないか確認するようにしましょう。情報共有の仕組みを整えることで、同じ質問に何度も答える時間を削減し、チーム全体の知識レベルを底上げすることができます。

生産性を高める施策⑦：フィードバック文化の定着

継続的なフィードバック文化を組織に根付かせることで、個人とチームの成長を促進し、生産性を向上させることができます。従業員の人材育成やスキルアップに努めることも、生産性向上につながります。なぜなら、従業員のスキルが伸びてひとりあたりの成果が増えれば、会社全体の生産量も増えるからです。

また、成功事例や失敗事例を共有し、組織全体で学びを深める文化を醸成することも、長期的な生産性向上につながります。フィードバックは批判ではなく、成長のための支援であるという認識を組織全体で共有することが大切です。

生産性を高める施策⑧：定期的な目標見直し

生産性向上のためには、定期的に目標を見直し、常に適切な方向に進んでいるかを確認することが重要です。高い目標を掲げることは、生産性を高める上で強力な推進力となります。生産性が高い人をざっと見ると、高いストレッチ目標を掲げているという共通点があります。自分に厳しく、いかにアウトプットの質を上げるか、いかに効率よく仕事をするかといったマインドを意識高く持っています。

ただし、目標は一度設定したら終わりではありません。ビジネス環境の変化、チームの状況、個人の成長に応じて、定期的に目標を見直すことが必要です。四半期ごと、あるいは月次で目標の達成状況を確認し、必要に応じて軌道修正を行いましょう。また、達成した目標については適切に評価し、次のより高い目標設定につなげることで、継続的な成長サイクルを確立できます。

生産性が高い人の特徴

生産性が高い人に見られる共通項を7つご紹介します。

特徴①：生産性を強く意識している

あらゆる業務において生産性を強く意識するのは、生産性を高める上で根幹となる軸です。

特徴②：優先順位をつけるのが上手い

最終的な成果物にどれだけのインパクトを与えるかを軸に、仕事において重要なものとそうでないものの取捨選択や優先順位付けをしていきましょう。

特徴③：情報の整理がきちんとしている

情報を必要なときに素早く取り出せるようにしておくことで、探す手間を省くことができます。効率のよい情報整理を実現することができるデジタルツールをしっかりと使いこなす能力も、ここに含まれるかもしれません。

特徴④：普段からインプットの量が多い

以前、短時間で質の高いアウトプットを出す人は、往々にして普通の人とは違う頭の使い方をしているとご紹介しました。 プライベートの時間も含め、さまざまなことにアンテナを張って知識や情報の引き出しを増やしておけば、決められた業務時間の中で、より効率的にアウトプットを出すことができます。

特徴⑤：時間管理と集中力

いろんな仕事をこなしていくマルチタスク能力も大事なのですが、あちこちに気が散って中途半端に手をつけ、最終的に多くの時間を消費してしまったとなったら元も子もありません。 複数あるタスクを分解し、「今の時間はこの仕事に集中するぞ」とひとつのことに集中して取り組んでいくといったことも生産性を上げる上で重要です。

特徴⑥：議論をまとめる力

単独で全てをこなすことは難しく、チームでの仕事も多くあると思いますが、議論や会議での生産性を上げる力も重要です。

特徴⑦：高い目標を掲げている

私の周囲の生産性が高い人をざっと見ると、高いストレッチ目標を掲げているという共通点があります。自分に厳しく、いかにアウトプットの質を上げるか、いかに効率よく仕事をするかといったマインドを意識高く持っています。

生産性向上に役立つビジネススキルを身に付けよう

生産性を向上させる上で、作業の効率化やツールの活用だけでなく、思考法そのものを磨くことも極めて重要です。特に、「クリティカル・シンキング（批判的思考）」は、個人の生産性を飛躍的に高める強力な武器となります。

こうした思考法やビジネススキルを体系的に学ぶ方法として、ビジネススクールという選択肢があります。単なる知識の習得にとどまらず、ケースメソッドやグループディスカッションを通じて、実際のビジネスシーンで即座に活用できる実践力を磨くことができます。

グロービス経営大学院では、働きながらでも学びを継続できるよう、柔軟な受講スタイルが用意されており、自分のペースに合わせてスキルアップを図ることが可能です。興味がある方は、まず体験クラスに参加して、実際の授業の雰囲気や制度などを確認してみることをおすすめします。

まとめ

生産性が高い人の特徴について見てきましたが、やはり軸となるのは、あらゆる業務において「生産性というものを強く意識している」ことです。 そのマインドを持つか持たないかで、考え方や取り組み方が変わってきますので、ぜひ意識していってみてください。