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【基本~応用】相手に伝わるプレゼン資料の構成

【基本~応用】相手に伝わるプレゼン資料の構成

目次

社会人にとってプレゼンを行う機会は、日常的にやってきます。
例えば、取引先との商談や上司への報告、朝礼や会議でのちょっとしたスピーチに至るまで。
しかし、プレゼンのやり方について、きちんと教わったことがある方は意外と少ないのではないでしょうか。
本記事では
、プレゼン資料の作成に着手する前におさえておきたい「相手に伝わりやすいプレゼンの構成」について解説します。

良いプレゼンとは?

良いプレゼンとは一言でいうと「相手に伝わる」プレゼンのことであり、4つの特徴がみられます。

  • ①何のためのプレゼンなのか、目的が明確である
  • ②伝えたいことがシンプルで分かりやすい
  • ③聞き手の知りたいことに答えている
  • ④シーンや相手に合わせた「ストーリー構成」になっている

プレゼンをする時に、多くの人が「上手く話さなくては」と考えてしまいがちです。
しかし、最も大切なのは上手く話すことよりも、聞き手が知りたい情報を論理的に整理し、聞き手にとって理解しやすい構成で伝えることです。

プレゼンの基本構成「序論→本論→結論」

まずは、最もオーソドックスな流れ(構成)である「序論→本論→結論」をポイントごとに紹介します。

序論(イントロダクション)

聞き手にこれから始めるプレゼンに関心を持ってもらい、参加意識を高める導入部分です。
プレゼンのテーマや目的、どのような観点から話をするのか簡潔に伝えましょう。
序論で聞き手に興味を持ってもらえると、最後までプレゼンを聞いてもらいやすくなります。
プレゼンの全体構成が長い場合は、聞き手が先の展開を予測できるように、目次(アジェンダ)を先に紹介しておくとよいでしょう。

②本論(ボディ)

本論は、プレゼンで最も伝えたいこと(=要点)を話す、"メイン"となる箇所です。
序論であげた論点に関して、
具体例やデータを用いながら考察を展開していきます。
ストーリー展開に矛盾がなく、「伝えたいこと」とそれを「支えるもの」がセットになり、論理的に一貫していることが重要です。
例えば、主張を話すのであれば、その根拠や具体的な事例をセットで伝える必要があります。

結論(クロージング)

最後は、「まとめ」「締めくくり」を行い、結論を伝えます。
例えば、あらためて序論で伝えた「プレゼンのテーマ」や「目的」を、もう1度振り返ります。
本論で展開した考察の重要部分を簡潔にまとめ、特に伝えたかった内容を念押しし、結論と根拠をセットで伝えて締めくくる形にすると良いでしょう。

応用編】目的別プレゼン構成

プレゼンのオーソドックスな構成は「序論→本論→結論」と紹介しましたが、シーンや目的に応じて適切な構成法を使い分けることで、より効果的に相手に伝えることができます。
応用編として、3つのおすすめの構成法をご紹介します。

端的に分かりやすく伝える「SDS法」

SDS法は汎用性が高く、短いスピーチや忙しい上司への報告など、結論を端的に伝える必要がある時に最適な構成です。
最初に要約を伝え、次に詳細な説明をした後、最後にまとめを行います。

  • ①Summary(要約):全体の概要・要約
  • ②Details(説明):詳細の説明
  • ③Summary(要約):全体のまとめ

説得力を高める「PREP法」

説得力のある伝え方をしたい時におすすめなのがPREP法です。
始めに結論を伝えることで聞き手にざっくりとプレゼンの意図を理解してもらい、その後、理由や根拠を説明することで、聞き手は「だからそのような結論になるのか...」と話の展開を理解することができます。

  • ①Point(結論・要点):プレゼンの結論
  • ②Rason(理由):結論の根拠・理由
  • ③Example(具体例):根拠・理由に対する具体例
  • ④Point(結論・要点):再度、プレゼンの結論

相手の気持ちを尊重しながら伝える「DESC法」

DESC法は、相手に頼みごとをするときや、言いにくいことを伝える時など、相手の気持ちを尊重しながらも自らの主張も行いたい場合に最適な構成です。
相手に伝えたいことを「客観的な状況」「主観的な気持ち」「提案」「結論」の4つに整理して伝えていきます。

  • ①Describe(描写):解決すべき問題の現在の状況について「客観的」に描写する
  • ②Express(表現):描写したことに対して「主観的」な気持ちを表現する
  • ③Suggest(提案):状況を変えるために具体的な解決策・代替案を提案する
  • ④Choose(選択):提案が受け入れられた場合、受け入れられなかった場合の行動を選択する

【シーン別おすすめプレゼン構成

これまで紹介した4つの構成は、プレゼンの目的や相手によって使い分けることで、聞き手の理解度が増し、より効果が高まります。

社内プレゼン

社内で行うプレゼンの場合、報告が最も多いと思います。
報告の場合、「序論→本論→結論」の構成では、聞き手は周りくどいと感じてしまいます。
上司から「大事なことから先に述べるように」と指導が入るかもしれません。
そのような時は、「SDS」や「PREP」の構成で結論から述べると、伝わりやすい報告になるでしょう。

SDS法とPREP法、どちらにすればいいかを判断するポイントは2点です。

  • ①プレゼン時間の長さ
  • ②相手が結論だけを知りたいか、詳細な背景とストーリーまで知りたいか

プレゼン時間が短く限られている場合や相手が結論だけを端的に求めている場合は「SDS法」がおすすめです。
プレゼン時間に余裕があり、相手が結論に至る背景や具体例まで知りたがっている場合は「PREP法」でより詳しくプレゼンすることで納得を得やすくなるでしょう。

営業プレゼン

クライアントへ新商品を提案、サービスを導入してもらうための営業プレゼンでは、「序論→本論→結論」の構成法がオーソドックスです。
さらに、この構成に「AIDMAの法則」を取り入れると説得力が増します。
「AIDMAの法則」とは、下記の頭文字をつなげたマーケティング領域の呼び名で、ユーザーの購買プロセスです。

  • Attention(注目)
  • Interest(興味・関心)
  • Desire(欲求)
  • Memory(記憶)
  • Action(行動)

プレゼンの序論で興味を引くために、「ここに示した数字は一体何の数字だと思われますか?」と最初にインパクトのある数字を提示し、聞き手への質問からはじめるのも一つのテクニックです。
本論では、新商品や新サービスの具体的な導入例を提示したり、データを用いたりしながら主張を展開していき、「新商品を買いたい、サービスを導入してみたい」という欲求を引き出します。
そして結論で、もう一度要点を念押しします。
そうすることで、聞き手にしっかりと記憶させることができます。
その後に、聞き手のアクションを待つと良いでしょう。

クライアントが何かに困っていて、解決すべき問題が明確になっている場合は、「DESC」も有効な構成法です。
最初に、クライアントの抱えている問題点を客観的にDescribe(描写)し、次に主観的なExpress(表現)、Suggest(提案)を行い、相手の反応によってこちらの対応をChoose(選択)し、商談を進めることができます。

スキル向上のため、プレゼン講座を受講するのも1つの手

ここまで、「相手に伝わるプレゼンの構成」についてお伝えしてきました。
プレゼンスキルを本当の意味で磨いていくには、やはり実践が不可欠です。
知識偏重の学びでは限界があるため、実践レベルで習得したいという方は、外部の機関を上手に活用して学ぶというのも1つの手です。

例えば、国内最大のビジネススクール・グロービス経営大学院には、『ビジネス・プレゼンテーション』という講座があります。
講座では、実際に資料を作成した上でプレゼンを行い、「構成・資料・伝え方」の3点について受講生同士で相互フィードバックをしていきます。
利害関係のある会社の上司や同僚もいないため、まっさらな目線で素直にお互いに意見し合うことができます。

講座は2週間に一度、計6回の開催。
3ヵ月でかなり思考の仕方が変わりますので、ぜひ検討してみてください。

(▼講座の詳細はこちら)
『ビジネス・プレゼンテーション』講座

またグロービス経営大学院では、随時オンラインにてクリティカルシンキング講座の『無料体験クラス』を実施しています。
授業の雰囲気や進め方を知りたい方は、まずはこちらからのご参加をおすすめします。

(▼日程一覧はこちら)

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まとめ

相手に伝わるプレゼンというのは、「構成決め」や「資料作成」などの事前準備に、成功の9割がかかっているといっても過言ではありません。
ぜひ今回ご紹介したコツを取り入れながら、資料作成を行ってみてください。

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著者情報

高原 雄樹(グロービス経営大学院  福岡校 スタッフ)

高原 雄樹(グロービス経営大学院 福岡校 スタッフ)

北九州市立大学法学部卒業。グロービス経営大学院経営学修士課程(MBA)修了。楽天株式会社にてインターネットショッピングモール「楽天市場」の出店営業、ECコンサルティング、松山支社の立ち上げ、メンバーのマネジメント等を行う。その後、グロービスに入社。グロービス経営大学院福岡校の成長戦略の立案・実行や組織マネジメント、チームの責任者として従事。キャリアコンサルタント(国家資格)で得た知識・技能をもとに日々学生のキャリアと向き合っている。

※本記事の肩書きはすべて取材時のものです。

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